Miten luodaan onnistunut kesätapahtuma?

21.05.2019

Suomessa järjestetään yli 100 000 tapahtumaa vuodessa, ja noin 25 prosenttia tapahtumien järjestäjistä on asialla ensimmäistä kertaa. Ammattilaisista koostuva tiimi onkin avain onnistuneen sisä- tai ulkotapahtuman järjestämiseen.

”Tapahtuma on onnistunut, jos neljä kulmakiveä on kohdallaan: käytännön toteutus, johtaminen, tapahtuman sisältö ja talous”, toteaa yli 25 vuotta alalla toiminut Vesa Walden. Hän tietää mistä puhuu, sillä on ollut mukana noin 3000 tapahtuman tuottamisessa ja kouluttanut muita tapahtumajärjestäjiä. Viime vuosina Walden on kehittänyt alalta puuttunutta tapahtumasuunnittelun digitaalista työvälinettä, Opens-suunnitteluohjelmistoa.

Eri alojen ammattilaiset mukaan tapahtuman suunnitteluun

Tapahtuman ilme, värimaailma ja konkreettisten ratkaisujen, kuten sisääntuloalueen ja poistumisopasteiden, määrittely kuuluvat olennaisena osana tapahtumien suunnitteluun. Jotta kaikki sujuu jouhevasti, tarvitaan eri alojen ammattilaisista koostuva tiimi.

”Tapahtumajärjestäjän rooli on toimia ikään kuin orkesterin johtajana, joka määrittää raamit alihankkijoille”, Walden sanoo. Eri osa-alueiden taitajat kannattaa ottaa mukaan keskusteluun hyvissä ajoin, jolloin esimerkiksi aikataulut eivät tule esteeksi sesonki- ja ruuhka-aikoina. ”Aikaa on varattava esimerkiksi erilaisten opasteiden ja ympäristöä rajaavien elementtien tuotantoon.”

Top5-vinkit onnistuneen kesätapahtuman järjestämiseksi

  1. Panosta tapahtuman suunnitteluun.
  2. Älä jätä suunnittelua viime tippaan: aloita ajoissa ja toimi tehokkaasti.
  3. Kukaan ei tee onnistunutta tapahtumaa yksin: kokoa hyvä tiimi ja ammattilaiset avuksesi!
  4. Panosta opasteisiin ja tilan visuaaliseen ilmeeseen.
  5. Valitse korkealaatuisia materiaaleja.