Tapahtuma-alueella kannattaa keskittyä suuriin pintoihin ja kiintopisteisiin

21.05.2019

Eniten tapahtuman suunnitteluun vaikuttava asia on tila. Se antaa raamit mm. sisällölle, budjetille, aikataululle ja rakenteille.

”Tapahtuman voi suunnitella tilaisuus edellä, jolloin tietylle toiminnalle etsitään sopiva paikka. Toinen vaihtoehto on valita ensin tila ja suunnitella sinne sopiva toteutus”, Walden neuvoo.

Kohderyhmästä riippuu, minkälaisilla mielikuvilla kävijöiden ajasta kannattaa kilpailla. Yritys- ja yleisötapahtuman välillä on iso ero. Kävijän ensimmäinen kosketus tapahtuman tunnelmaan ja sisältöön on usein visuaalinen. Tapahtumatilaa onkin hyvä elävöittää erityyppisillä somisteilla ja väliaikaisilla tilaratkaisuilla, kuten suurkuvatulosteilla tai kankailla.

Walden kehottaa panostamaan tilan visuaaliseen ilmeeseen sekä tapahtumapaikalle ohjaaviin opasteisiin ja alueen kiintopisteisiin. ”Kannattaa keskittyä suuriin pintoihin ja valasitukseen. Näistä muodostuu tapahtuman yleisvaikutelma” Asiakkaille järjestetyssä tapahtumassa visuaalisella viestinnällä kannattaa korostaa huomion kiintopisteitä, kuten sisäänkäyntiä, esiintymislavoja sekä ruoka-, myynti- ja esittelypisteitä.

Tapahtuman tunnuksella tulostetut mainosliput ja banderollit ovat oivallinen maamerkki tapahtuma-alueella. Esimerkiksi lattiat voi peittää tapahtumajärjestäjän omalla ilmeellä tai erilaisilla kuvaelementeillä tulostetuilla matoilla. Seinissä voi käyttää tapettiratkaisuja tai muotoon leikattuja hahmoja ja kylttejä. Äänentoistolaitteiden eteen sopivat ääntä läpäisevät PA-kankaat.

Myös näkösuojakankaat ovat tärkeä osa aluesuunnittelua, jolloin esimerkiksi esiintymislavan sivut jäävät piiloon ja tietyt alueet rajataan vain henkilökunnalle. ”Joskus on paikallaan myös sisätilan pimentäminen valoa läpäisemättömillä materiaaleilla”, Walden sanoo.

Vaikka tapahtumat ovat aina tilapäisiä, purkuvaiheen suunnittelu unohtuu helposti. Materiaalivalinnoissa kannattaakin panostaa laatuun, sillä tulosteita, opasteita ja kylttejä voi hyödyntää tarvittaessa myös uudelleen.

”Tapahtuma ei pääty yleisön poistumiseen, ja siksi kannattaa valita kankaita ja materiaaleja, joita ei tarvitse niitata tai teipata. Kiinnittämistä ja purkua helpottavat esimerkiksi purjelenkit”, Walden toteaa.